IT弱者が公益財団法人のIT化を検討したら、LINEが神でサーバーが天使でした。
神事に関係する公益財団法人の理事をしています、もちろん日本相撲協会ではありません😆
理事とは名ばかりで、ただの雑用係です。自治会や町内会の役員をイメージをしてもらえば伝わりやすいかと思います。
1人で抱えていることも多く、少しでも作業負担を軽くする為、IT化を検討してみました。
その結果
当初はグールプウェアの導入を検討し実際に数人で試したりもしましたが、結論はLINEでグループを作成することが1番シンプルな運用方法でした。無料で多機能ですし、なによりも重要なことは多くのメンバーが新たにアプリをインストールする必要がない点でした。
ただそれでも不足する部分があるのでそれを補完する為、サーバーをレンタルすることに決めました。
これからその理由をご説明したいと思います。
やりたいこと(重要度 高）
・回覧板の電子化
・会議アナウンスと出欠管理
・資料の共有
できればやりたいこと
・アンケート
・タスクの共有
・写真の共有
と書いてみましたが、やりたいことのレベルは大したことではありません。それに規模も35人程度です。
しかし非常に高いハードル
現在の主な連絡手段は回覧板と携帯電話です。
大半の人は半径100m以内に住むか職場がある為にアナログな方法に頼ってしまいます。
例えば会議の日程を決める際は、主な人に携帯で連絡をして日程調整をしてから、紙ベースで回覧、又はポストに投函かFAX、それを手作業で集計です。なのでミスをする可能性もあります。
具体的な問題点
高齢者も多く携帯すら持ってない人もいる。
知識に差がある、40代の男性でも最近スマホに替えました。ドコモでLINEを教えてもらいました。って方もいます。
ボランティア集団なので強要できない。
これが現状です。
新しいことへの拒否反応
冒頭に書いた通り、当初は何かのグループウェアでも導入できれば大半のことが効率よくミスなく捗ると考えていましたが、新しいこと何かを導入するにはエネルギーがいります、苦手な方に拒否反応を出されてしまします。
そこで手初めに無料で手持ちのアプリを活かすことを検討しました。
普及率で考えると、やはり「LINE」
冒頭でお伝えした通り、LINEグループを作成したら下記のことが可能です。
・メッセージの一斉送信
・予定の通知
・参加の可否集計
・電子回覧板の送付
・keepでの資料共有
・アルバムでの写真共有
・アンケート
・日程調整
確認の結果
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LINE |
LINE (家族経由) |
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ガラケー (メール可) |
ガラケー (通話のみ) |
固定電話 |
連絡つかず |
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25 |
1 |
2 |
2 |
2 |
2 |
1 |
全員がLINE繋がることは無理でしたが、大半の方とは繋がれました。やはり拒否反応は少なかったと思います。
一歩前進ですが、問題点も
やはり問題点は、keepの保存容量が1Gと少ないですし、長期間の保存には向いていません。
他のオンラインストレージアプリでDropBoxなど検討しましたが、普及率が低く自分自身の容量も圧迫されます。
オンオフを分けれないのも非常に嫌悪感がありました。
レンタルサーバーのオンラインストレージ化
レンタルサーバーをDropBoxなどと同じ様に使える方法があることを知り、新たなアプリを導入するよりも今後のことを考えると思い切ってサーバーをレンタルをする方がいいのではないかと思いました。
調べるとレンタルサーバーをオンラインストレージとして利用するには、WebDAVに対応しているのが簡単で扱いやすいそうです。しかしそのWebDAVに対応してるサーバーが必要で
上記の三社は対応してることが確認できました。※他にもあるのかもしれないです。
そしてオンラインストレージに求める条件として、
メンバーの誰もがアクセス可能でセキュリティ面（非公開領域がある）といった条件をつけると、『mixhost 』『HETEML』 
が残りました。
機能的にも価格的にも大差がなく迷ったのですが、
今回は公式ブログにはっきりとオンラインステージとして利用する方法が掲載してある安心感からhetemlを選びました。
ヘテムルをオンラインストレージとして利用する方法 | ヘテムルブログ
独自ドメインとセットでさらにお得です。
マニュアルにもWebDAVの設定方法のページがあるので迷わず設定できました。
設定方法や使い勝手はまた後日、ご報告したいと思います。
町内会
今後はサーバーを使って、シンプルに掲示板の運用も検討しています。交流するのではなく道端にある掲示板と同じで情報を発信するだけです。そして試したことを自治会と町内会にフィードバックできるのではないかと思っています。自治連と町内会の仕事も少しあるので😭
ただLINEは使えなさそうなので、ホームページ、掲示板など…こちらの方が難しいかもしれません。
今後もIT弱者がもがいてる姿を楽しんで頂けたらと思います。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
